“6个久经考验的妙招来结束电子邮件超载”

linkedin的影响者ryan holmes最初在linkedin上发表了这个帖子。

这是事实。 电子邮件会减慢我们，降低生产力，使我们愚蠢。

目前，普通员工每小时查看电子邮件36次，每周浏览、删除、发送、分类13个小时。 我们每次分散电子邮件的注意力，重新审视手头的任务平均需要16分钟(是的16分钟)。 但是，消息更糟了:检查电子邮件的工人智商下降了10点，相当于睡了一晚上。

我们的电子邮件收件箱曾经是重要邮件的专用存储库，一次又一次地成为所有东西的门户。 其中大部分只是赞美垃圾邮件。 贵重的东西实际上对时间很敏感，可以操作，也值得公开。 信徒的收件箱为零的理念，我多次认为这是最好的

作为一家拥有600多名员工的全球社会交流媒体公司的首席执行官，我每天收到数百封电子邮件(有时几千封)。 一些事件； 几乎不一样。 摆脱电子邮件仓鼠滚轮的关键是迅速判断这些消息，并尽可能高效地做出响应。 在许多情况下，这意味着完全放弃电子邮件，采用电话等低技术工具和社交媒体等高科技渠道。

使用以下六种技术来管理经常出现的电子邮件收件箱:

使用sanebox等工具，减少显示的邮件数量。 sanebox用自己的算法对收到的所有电子邮件进行分类。 优先级低的邮件会自动放入指定的“[email protected] (电子邮件保护)”(您可以在方便的时候检查)。 sanebox与主要的电子邮件提供商(如gmail、outlook和雅虎)合作，价格低廉，易于采用。 这为我节省了很多时间，避免了最重要的电子邮件被不那么重要的电子邮件淹没。

2 .用三种语言大致写电子邮件。 多年来，我为所有电子邮件添加了自定义签名。 对不起，回复很简单。 我希望能做得更彻底，但是收到的电子邮件数量是不可能的。 提供了一个网站的链接，详细介绍了http://three.sentenc.es/的概念。 这样的做法——把我所有的电子邮件都像邮件一样比较有效地处理——对我来说非常有效。 我已经训练过自己，不用长毛，可以保存电子邮件中最重要的重点。 如果必须说越来越多的话，那就接电话，或者自己说话。

使用rapportive应用程序快速获取联系人用户的上下文。 如果你喜欢免费的节约时间，你就会爱上rapportive。 这是gmail的扩展程序，自动显示通过电子邮件发送的大多数人的linkedin照片、个人资料和共享联系方式。 只要开始制作邮件，输入邮件地址，相关情况就会弹出到右侧的栏中。 如果需要快速回复大量电子邮件(来自陌生人或陌生人的电子邮件)，即时获取所有这些背景新闻将非常有用。

经常发送的邮件采用固定回答。 你发现我多次输入了同样的电子邮件回复吗？ 罐头的应对( gmail实验性的“实验室”功能之一)是完美的处理方案。 只需编译经常发送的消息库，然后双击即可生成电子邮件。 gmail会自动在回复的顶部插入邮件。 需要的是点击发送。

5 .通过静音功能结束困扰组的电子邮件线程。 令人惊讶的是，很少有人知道gmail的静音按钮。 同事太多了，冗长烦人的电子邮件线程像魔术一样消失了。 下次小组的电子邮件开始轰炸收件箱时，只需要选择对话，然后在越来越多的操作下拉菜单中单击静音。 添加到此对话中的所有新回复将自动绕过收件箱，并存档(或忽略)以便以后查看。

6 .使用社交媒体的小组对话。 关于棘手的主题，现实是电子邮件没有被用于合作事业。 很明显是想通过电子邮件和小组确立会议时间。 消息泛滥，客户疯狂滚动以保持与对话的同步。 更好的选择:内部社会交流互联网工具，如yammer，有脸书风格的讨论线索。 这样，多个员工可以实时集中发布、回答和查看。 这是一个令人难以置信的节省时间的功能，额外的好处是允许这些中央线程为将来的招聘进行公开搜索。

不断增加的合唱呼唤着电子邮件的死亡，但现在至少我们多次使用员工。 重要的是，它更适合你，而不是相反。 上述策略应该有助于限制浏览和响应消息所用的时间。 如果其他所有的做法都失败了，当然会有更激进的措施。 跳出电子邮件——哪怕只有半个小时，也能创造奇迹，提高生产力和理智。